AZAZ-AZAZ MANAJEMEN
POKOK BAHASAN : PENGENDALIAN
(CONTROLING)
Diajukan
Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas
Mata
Kuliah Azaz-Azaz Manejemen
Disusun oleh :
FRISKILA DESI ( C1021511RB5108 )
2016
UNIVERSITAS SANGGA BUANA YPKP
BANDUNG
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI DAN
ADMINUSTRASI
DOSEN : Lia Paramalia E SE, M.Si
REGULER SORE
KATA PENGANTAR
Puji
dan syukur alhamdulillah, kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta hidayah-Nya dan Inayah-Nya, sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini.
Dengan
terselesaikannya tugas makalah ini. kami mengucapkan terima kasih kepada semua
pihak yang telah membantu dalam proses pembuatan makalah ini.
Kami
menyadari bahwa dalam penyusunan ini, masih banyak terdapat kekeliruan, seperti
pepatah tak ada gading yang tak retak,
Kami akan sangat berlapang dada dan berbesar hati menerima saran dan kritik
yang sifatnya membangun, bermanfaat bagi kelanjutan pembuatan makalah yang
selanjutnya.
Bandung, April 2016
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Pengendalian
merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan sesuatu yang identik dan apa
saja yang akan dikendalikan. Pengendalian membantu mengidentifikasikan
masalah-masalah manajemen.Usaha-usaha untuk mengidentifikasikan masalah-masalah
merupakan tantangan bagi para manajer. Seorang manajer akan menyadari suatu
masalah apabila terjadi penyimpangan dari sasaran yang ingin dicapai. Salah
satu fungsi daripada manajemen adalah pengendalian.
Pengendalian
harus dikaitkan dengan pola organisasinya, sehingga memudahkan pembagian
tanggung jawab untuk mengendalikan orang-orang yang diberi tugas untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersangkutan dan menyediakan data
pengendalian untuk anggota-anggota manajemen.
Pengendalian
biasanya diaplikasikan pada fungsi-fungsi utama dari suatu organisasi, yakni bidang
produksi, penjualan, keuangan dan kepegawaian serta faktor-faktor utama
seperti: kuantitas, kualitas, penggunaan waktu dan biaya. Fungsi dari
faktor-faktor tersebut saling berhubungan dalam sebuah organisasi yang
menjalankan pengendalian.
BAB II
IDENTIFIKASI MASALAH
1.2 Rumusan
Masalah
1.
Pengertian Pengendalian
2.
Tujuan Pengendalian
3.
Cara-cara
Pengendalian
BAB III
LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen, Sistem, dan Pengendalian
Manajemen adalah suatu proses / kegiatan /
usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang – orang lain.
Tujuan
utama atau pokok dalam mempelajari manajemen, ialah guna memperoleh suatu cara,
teknik, metode, yang sebaik – baiknya dilakukan, agar supaya dengan sumber –
sumber yang sangat terbatas (seperti modal, tenaga, tanah, dan lain sebagainya)
dapatlah diperoleh hasil yang sebesar – besarnya.
Adapun
fungsi – fungsi manajemen, adalah POAC (Planing / Perencanaan, Organizing /
Pengorganisasian, Actuating / Penggerakkan, dan Controlling / Pengendalian /
Pengawasan).
Untuk
memenuhi tuntutan efisiensi dan efektivitas kerja dari setiap bidang / jenis
pekerjaan, diperlukan adanya suatu sistem kerja yang up to date, tepat, dan
sesuai dengan situasi dan kondisi tempat. Dalam praktek sering dicampur adukan
penggunaan istilah sistem. Sistem, adalah suatu rangkaian daripada tata kerja
dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola teratur dalam
rangka melaksanakan sutau bidang pekerjaan.
Pengendalian,
adalah suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar apa
yang direncanakan berjalan sesuai rencana. Pengendalian dilakukan untuk
mengawasi sampai dimana usaha – usaha dijalankan. Apakah sudah sesuai dengan
program yang telah digariskan atau belum.
2.2 Ruang lingkup manajemen
Terdapat beberapa perbedaan pendapat
diantara beberapa penulis sistem pengendalian manajemen mengenai lingkup sistem
pengendalian manajemen.Paling tidak terdapat tiga pandangan yang berbeda
mengenai lingkup sistem pengendalian manajemen, yakni:
1.
Pengendalian
manajemen merupakan bagian dari proses perencanaan dan pengendalian.Pandangan
ini diberikan oleh Anthony, Dearden dan Grovindarajan. Mereka mengemukakan
bahwa perumusan strategi, pengendalian manajemen, pengendalian tugas merupakan
tiga elemen terpisah proses perencanaan, pengendalian, namun masing-masing
saling berhubungan erat. Menurut mereka, pengendalian manajemen adalah proses
yang digunakan oleh para manajer untuk mempengaruhi para anggota organisasinya
agar mengimplementasikan strategi-strategi organisasi. Dalam pandangannya,
bidang yang tepat untuk sistem pengendalian manajemen adalah keberhasilan
implementasi strategi. Maciariello dan Kirby berpendapat bahwa pandangan
Anthony dan koleganya tersebut tidak memperlakukan adaptasi dan inovasi sebagai
bagian dari integral proses pengendalian manajemen.
2.
Pengendalian
manajemen merupakan salah satu fungsi manajemen. Pandangan ini diberikan oleh
William Newman. Newman berpendapat bahwa sistem pengendalian menjadi salah satu
fungsi manajemen.Pengendalian adalah salah satu tahap pokok pengelolaan
bersama-sama dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan. Pengendalian
dipandang sebagai bagian penting proses manajemen dan salah satu bagian dari
seluruh usaha-usaha manajerial suatu organisasi.
3.
Pengendalian
manajemen mencakup pengendalian strategi dan pengendalian operasional.
Maciariello dan Kirby mempunyai pandangan yang berbeda mengenai bidang sistem
pengendalian dengan dua kelompok ahli tersebut diatas. Pandangan mereka
diturunkan (berasal) dari teori sibernetik dan erat dengan penjelasan Stafford
Beer dalam dua bukunya “Cybernetics and Management and Decision and Controls”,
buku Katz dan Kahn dalam bukunya sangat penting: “Social Psychology of
Organizations dan Griesinger dalam paper “Toward a Cybernetic Theory of the
Firm”. Dalam hal ini seluruh organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pengendalian.“Pengendalian” dipandang sebagai karakteristik atau atribut sistem
pengendalian, pengendalian terjadi jika organisasi mencapai tujuannya.Kegunaan
dan pencapaian kegunaan merupakan sentral pekerjaan sistem pengendalian.
Tidak
seperti pandangan Anthony, Dearden dan Bedford, definisi pengendalian manajemen
Maciariello dan Kirby mencakup pengendalian stratgei dan pengendalian operasi.
Namun, karena pengendalian manajemen berhubungan dengan desain sistem manajemen
yang digunakan untuk mengarahkan organisasi mencakup tujuannya, maka
pengendalian manajemen mencakup pula aspek-aspek perencanaan, pengorganisasian
dan pengarahan fungsi-fungsi manajemen, maka definisi ini berbeda pula dengan
definisi Newman. Maciariello dan Kirby yakin bahwa definisinya mempunyai
vadilitas karena didasarkan pada dasar teoritikial yang kuat, konsisten dengan
praktik manajemen dan sangat lazim.
2.3
Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut
Edy Sukarno (2002:6) system pengendalian manajemen diartikan sebagai sebuah
system yang terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan, yakni
pemrograman, penganggaran, pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta system
pendelegasian wewenang untuk membantu manajemen suatu organisasi/perusahaan
untuk mencapai tujuannya melalui strategi tertentu secara efisien dan efektif.
Sistem
Pengendalian Manajemen Mempunyai Unsur-Unsur :
1)
Detektor
2)
Selektor
3)
Efektor
4)
Komunikator
Unsur-unsur
ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja. Proses
yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas.
Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang
menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu
aktivitas.
Setelah
informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan
standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan
dan seberapa jauh perlunya pembenaran.
Proses
perbaikan dilaksanakan oleh efektif, sehingga penyimpanan-penyimpanan diubah
agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah
proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.
Sistem
pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :
·
Sistem
pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi,
termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan,
baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi,
sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar.
·
Pengendalian
manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan
menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi
sesuatu.
·
Pengendalian
manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih
ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk
memperbaiki detail catatan.
Oleh
sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan
psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat
diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen
adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Agar
tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus
memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya.
Lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi
menjadi sejumlah kebijakan – kebijakan yang dapat menuntut arah, maupun
program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah
keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas
untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh
organisasi.
Pengendalian
manajemen, merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai
tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat
tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.
BAB
IV
PEMBAHASAN
4.1 Apa itu Pengendalian ?
Pengendalian, adalah suatu proses penentuan
tentang apa yang harus dikerjakan serta
pelaksanaan standar yang harus dicapai, agar apa yang direncanakan berjalan
sesuai rencana. Pengendalian dilakukan untuk mengawasi sampai dimana usaha –
usaha dijalankan. Apakah sudah sesuai dengan program yang telah digariskan atau
belum. Pengendalian merupakan fungsi terkahir dalam sebuah proses menejemen
karna pengendalian berfungsi menentukan pelaksanaan proses manajemen.
Pengendalian berkaitan erat dengan fungsi perencanaan karena sebelum adanya
pengendalian terlebih dahulu harus ada yang direncanakan karena pengendalian
dapat dilaksanakan jika ada rencana. Karena pelaksanaan rencana akan baik jika
pengendalian dilakukan dengan baik pula serta tujuan baru dapat diketahui
tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian dilakukan.
Ada
beberapa macam-macam pengendalian yaitu ;
1.
Pengendalian
Intern (Internal Control), merupakan pengendalian yang dilakukan oleh atasan
kepada bawahannya. Cakupan dari pengendalian intern ini meliputi hal-hal yang
cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur, sistem, hasil, kehadiran, dan
lain-lain.
2.
Pengendalian
Ekstern, merupakan pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar baik formal
maupun informal.
3.
Pengendalian
Resmi, merupakan pemeriksaan yang
dilakukan oleh instansi atau penjabat resmi (Intern/Ekstern) contoh : BPK
terhadap BUMN
4.
Pengendalian
Konsumen, merupakan pengendalian yang dilakukan oleh masyarakat/ konsumen
(langsung/tidak langsung) contoh : media massa cetak/ elektronik.
Proses pengendalian juga
dilakukan secara bertahap yaitu :
1.
Menentukan
standar yang dilakukan sebagai dasar pengendalian
2.
Mengukur
pelaksanaan atau hasil yang dicapai
3.
Membandingkan
pelaksanaan / hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada
4.
Melakukan
tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar peksanaan dan tujuan sesuai
rencana.
Dan juga ada 2 Alat
pengendalian yaitu :
1.
Budget
( Sales budget, production budget dll )
Budget /anggaran adalah suatu ikhtisar hasil yang akan
diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut.
Pengendalian budget dapat di ketahui atau diawasi, yaitu apakah hasil yang
diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran itu sesuai dengan yang diinginkan
atau tidak.
Hal ini dapat diketahui dengan cara membandingkannya dengan
budget, karena dalam budget telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah
pengeluaran serta hasil yang akan diperoleh untuk masa yang akan datang.
Apabila tidak sesuai dengan budget, baik
penerimaan/pengeluaran maupun hasil yang diperoleh, maka perusahaan itu tidak
efektif karena terdapat penyimpangan (deviasi0 dan pimpinan perusahaan harus
segera mengadakan perbaikan (correction)
Budgetary control biasanya digunakan sehubungan dengan
kontrol basis yang bersifat fungsional yaitu penjualan, produksi dan pembelian,
dan tidak terhadap kontrol basis yang bersifat fakturil, misalnya kualitas,
biaya, waktu.
2.
Non
Budget ( Laporan, Personal observation, Statistik)
a.
Personal
Observation : yaitu pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan
terhadap karyawan/bawahan yang sedang bekerja. Apabila terjadi penyimpangan
maka pimpinan dapat segera melakukan koreksi dengan cara menegur atau
memberikan petunjuk, sehingga pada saat itu juga kegiatan tersebut dapat segera
diperbaiki.
b.
Report:
laporan dibuat oleh para manajer bawahan, misalnya manajer produksi menyusun
laporan produksi, manajer pemasaran membuat laporan-laporan pemasaran
(marketing report), manajer personal membuat laporan personal (personal report)
dan manajer keuangan membuat laporan keuangan (financial report)
c.
Financial
statement: ini merupakan daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari
balance sheet dan income statement (neraca dan daftar rugi laba). Dari kedua
daftar ini dapat diketahui dan diawasi
melalui analisa laporan keuangan, mengenai keadaan permodalan perusahaan.
d.
Statistik:
statistik merupakan proses pengumpulan data, keterangan dan kejadian yang telah
berlalu. Menganalisa data tersebut dan menyajikannya dalam bentuk0-betnuk
tertentu, misalnya grafik-grafik, kurva-kurva sehingga dapat memudahkan
pimpinan mengetahui kejadian yang telah berlalu dan dapat dengan mudah pula
dijadikan informasi sebagai bahan dalam mengambil keputusan.
e.
Break
Even Point (Titik Pulang Pokok): yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah
penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi. Jadi jumlah biaya sama
dengan jumlah penjualan.
f.
Internal
Audit : yaitu penganalisian yang dilakukan oleh atas terhadap bawahan yang
meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah
keuangan, apakah sesuai dengan prosedur dan praktek yang telah ditetapkan. Auditing ini juga
menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli,
dan pemeriksaan yang cukup apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah
diterima.
Personnel Audit : suatu analisa dari semua faktor yang
menyangkut administrasi personalia. Berdasarkan analisa tersebut dan berbagai
rekomendasi, diperbaiki setiap penyimpangan dari standar yang diinginkan.
Pengendalian oleh A.I.M. (Audit by A.I.M.)
Pemeriksaan dengan A.I.M. (American Institute of Management)
terhadap perusahaan ialah dengan menggunakan 10 kategori dasar yang seluruhnya
mempunyai 10.000 poin nilai.
Adapun kategori dasar tersebut:
·
Fungsi
Ekonomi (Economic Function)
·
Struktur
Perusahaan (Cooperate Structure)
·
Kesehatan
Pertumbuhan Pendapatan (Health Of Earning Growth)
·
Kejujuran
terhadap pemegang saham (fairness to stock olders)
·
Penelitian
dan Pengembangan (research and
development)
·
Analisa
Kepemimpinan (directorate analyses)
·
Efisiensi
Produksi (production efficiency)
·
Penilaian
Pelaksanaan (executive evaluation)
Lalu beberapa Jenis-Jenis pengendalian yaitu Pengendalian Karyawan,
Pengendalian Keuangan,
Pengendalian Produksi,
Pengendalian Waktu,
Pengendalian Kebijakan,
Pengendalian Inventaris
dan Pengendalian
Pengajuan.
Sifat dan waktu pengendalian/kontrol dibedakan atas:
1.
preventive
control: pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud
supaya tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan.
2.
repressive
control: ialah pengendalian yang dilakukan setelah terjadi
penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak
terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang direncanakan dapat
dicapai.
3.
pengendalian
yang dilakukan dengan proses penyimpangan terjadi
4.
pengendalian
berkala ialah pengendalian yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau
satu kuartal sekali atau satu tahun sekali
5.
pengendalian
mendadak ialah pengendalian dilakukan secara mendadak.
4.2 Tujuan pengendalian ?
Tujuan
dari pengendalian adalah agar proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan
ketentuan dari rencana, juga agar dapat melakukan tindakan perbaikan jika
terdapat penyimpangan agar tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana.
4.3 Cara- Cara pengendalian ?
Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk memastikan semua
fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik hal ini dapat diketahui melalui
proses kontrol.
Cara-cara pengendalian ini dapat di bedakan atas:
1.
Pengawasan
langsung, ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer
secara pribadi. Ia memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui
apakah hasil-hasilnya seperti yang dikehendakinya. Pengendalian langsung ini
dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi di tempat dan laporan
di tempat. Manajer yang mempunyai tugas yang kompleks tidak mungkin dapat
melakukan pengendalian langsung sebanyak
mungkin, maka untuk tugas pengendalian ini dilakukan dengan pengendalian tidak
langsung.
Kebaikan : Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin, sehingga
perbaikan
dilakukan dengan cepat.
Keburukan: Waktu manajer banyak
tersita dan mengurangi inisiatif bawahan.
2.
pengawasan
tidak langsung, ialah pengendalian jarak jauh melalui laporan yang diberikan
oleh bawahan. Laporan ini dapat berupa kata-kata, angka-angka atau statistik
yang berisi gambaran atas kemajuan yang dicapai. Pengendalian tidak langsung
berupa laporan tertulis dan laporan lisan.
Kebaikan : Waktu manajer untuk mengerjakan hal yang lain semakin banyak, biaya
pengawasan relatif kecil, inisiatif bawahan dapat berkembang.
Keburukan: Laporan ABS, jika ada
kesalahan terlambat diketahui, hubungan
atasan dan bawahan kurang.
BAB V
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
Fungsi pengendalian (fungsi
controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Pengendalian ini
berkaitan erat sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan
hal yang saling mengisi, karena:
-
Fungsi
pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan;
-
Pengendalian
hanya dapat dilakukan, jika ada perencanaan rencana;
-
Pelaksanaan
rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan secara baik;
-
Tujuan
baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau
pengukuran dilakukan.
Dengan demikian peranan pengendalian
sangat menentukan baik/buruknya pelaksanaan suatu rencana.
4.2 SARAN
Makalah ini membahas tentang
“pengendalian” dalam sebuah organisasi. Begitu banyak manfaat yang bisa kita
ambil ketika kita membaca dan menghayati setiap kata demi kata yang dapat
memperbaharui ataupun menambah wawasan kita mengenai “pengendalian” suatu
manajemen yang dapat kita gunakan untuk perkuliahan kita di mata kuliah
manajemen.
DAFTAR PUSTAKA
·
Fotocopian
Pengendalian
·
http://bahanpustakaula.blogspot.co.id/2015/09/fungsi-pengendalian.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar